¿Qué es FIFO y cómo funciona? Guía para organizar tu inventario

Administrar un almacén no consiste únicamente en acomodar productos en estantes. También es importante saber qué mercancía debe salir primero, cómo evitar que los artículos permanezcan demasiado tiempo almacenados y de qué manera mantener un inventario organizado.

Una de las metodologías más utilizadas para lograrlo es FIFO (First In, First Out), también conocida como PEPS (Primeras Entradas, Primeras Salidas).

Este sistema permite controlar el movimiento de mercancías, reducir pérdidas y mejorar la eficiencia de las operaciones dentro de un almacén.

En este artículo te explicamos qué es FIFO, cómo funciona y cómo puedes implementarlo en tu empresa.

¿Qué significa FIFO?

FIFO es un método de administración de inventarios cuyo principio es sencillo: los primeros productos que ingresan al almacén son los primeros que deben salir.

Su nombre proviene del inglés First In, First Out, que en español significa Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS).

El objetivo es mantener una rotación constante de inventario y evitar que los artículos permanezcan olvidados durante largos periodos.

Por ejemplo, si una empresa recibe 50 cajas de guantes de seguridad en enero y otras 50 en febrero, deberá procurar vender o distribuir primero las cajas que recibió en enero.

¿Cómo funciona el método FIFO?

El funcionamiento de FIFO se basa en registrar y controlar las fechas de entrada de cada producto para establecer el orden en que deben salir.

1. Registrar la entrada de mercancía

Cada vez que llega un pedido, se registra información como:

• Nombre o descripción del producto.
• Código SKU o número de identificación.
• Cantidad recibida.
• Fecha de recepción.
• Número de lote, cuando corresponda.

2. Organizar los productos

La mercancía debe acomodarse de manera que los productos más antiguos sean los primeros en estar disponibles para su despacho.

Esto puede lograrse mediante etiquetas, señalización, estanterías y una distribución adecuada del almacén.

3. Dar salida a los productos más antiguos

Cuando se recibe una solicitud o pedido, el personal debe identificar qué mercancía ingresó primero y utilizarla antes que los productos más recientes.

4. Actualizar el inventario

Cada salida debe registrarse para mantener actualizado el inventario y conocer las cantidades disponibles.

De esta manera, la empresa puede tener mayor control sobre sus existencias y evitar errores durante la preparación de pedidos.

Ejemplo práctico del método FIFO

Imagina que una empresa distribuidora de equipo de protección personal recibe tres lotes de lentes de seguridad:

¿Cuáles son las ventajas de utilizar FIFO?

Implementar este método puede generar diferentes beneficios para las empresas, especialmente aquellas que manejan grandes cantidades de mercancía.

1. Evita que los productos permanezcan demasiado tiempo almacenados

Al dar prioridad a los artículos más antiguos, se reduce el riesgo de que queden olvidados en el almacén.

2. Mejora la organización del inventario

Permite establecer un orden de entrada y salida que facilita la identificación y localización de los productos.

3. Reduce pérdidas económicas

Ayuda a disminuir el riesgo de deterioro, caducidad u obsolescencia de determinados productos.

4. Facilita el control de existencias

Al mantener registros de entradas y salidas, resulta más sencillo conocer qué productos están disponibles y cuáles necesitan reabastecimiento.

5. Optimiza las operaciones del almacén

Un sistema de rotación adecuado puede facilitar la preparación de pedidos y reducir errores durante los despachos.

¿En qué empresas se utiliza el método FIFO?

Aunque suele relacionarse con supermercados y tiendas de alimentos, FIFO también puede utilizarse en diferentes industrias.

• Alimentos y bebidas: para controlar la rotación de productos y evitar que mercancía antigua quede almacenada.

• Farmacéutica: para organizar inventarios, considerando además los controles de caducidad y trazabilidad.

• Construcción: para administrar materiales, consumibles y suministros.

• Manufactura: para controlar materias primas y componentes utilizados en producción.

• Distribución: para organizar la entrada y salida de mercancías.

• Equipo de protección personal: para administrar productos como guantes, lentes, respiradores y otros artículos que requieren control de inventario.

¿Cuál es la diferencia entre FIFO y FEFO?

Aunque ambos métodos buscan mejorar la rotación de inventarios, funcionan de manera diferente.

FIFO organiza las salidas de acuerdo con la fecha de entrada de los productos, mientras que FEFO (First Expired, First Out) prioriza aquellos cuya fecha de caducidad está más próxima.

Por ejemplo, si dos productos ingresaron en fechas diferentes, pero el más reciente tiene una fecha de caducidad más próxima, FEFO indicará que ese producto debe salir primero.

5 consejos para implementar FIFO en tu almacén

Si estás pensando en implementar este sistema en tu empresa, estos consejos pueden ayudarte a comenzar:

1. Identifica cada producto

Utiliza etiquetas con códigos SKU, fechas de recepción y números de lote.

2. Mantén un orden físico

Acomoda la mercancía para facilitar la salida de los productos más antiguos.

3. Utiliza señalización

Identifica claramente las zonas de recepción, almacenamiento y despacho.

4. Capacita a tu personal

Asegúrate de que todos conozcan el procedimiento y respeten el orden de rotación.

5. Realiza inventarios periódicos

Revisa las existencias para detectar productos acumulados, diferencias o mercancía que lleva demasiado tiempo almacenada.

Conclusión: un almacén organizado comienza con un buen control de inventario

El método FIFO es una herramienta sencilla, pero muy útil para mejorar la administración de mercancías. Su implementación permite mantener una rotación ordenada, reducir pérdidas y facilitar las operaciones diarias de cualquier almacén.

No importa si administras una pequeña bodega o un centro de distribución: establecer un sistema adecuado de entradas y salidas puede marcar una gran diferencia en la eficiencia de tu empresa.